Как эффективно общаться в команде

  • Автор темы vasyaKonn
  • Дата начала

Выкуп купонов GainStorm в любых объемах

V

vasyaKonn


Обучение эффективному общению в команде может показаться ошеломляющим.
В конце концов, существует множество книг, предлагающих передовой опыт. По теме доступны все университетские степени.
Имея такой объем информации, реально ли для любой команды научиться общаться наиболее эффективным способом?

Да, это. Существует так много инструментов и приложений для командного чата, которые можно использовать для беспрепятственного командного общения. Однако есть еще кое-что, о чем следует знать для эффективного общения.
Как и во многих вещах в мире бизнеса, вам не нужно знать все о коммуникации. Вам просто нужно знать достаточно, чтобы действовать эффективно.
Чтобы упростить принципы эффективного командного взаимодействия, мы сократили их до «3 W». Это три простых вопроса, которые вы можете использовать, чтобы сфокусировать подход вашей команды к коммуникации, обеспечивая максимальную продуктивность и минимум путаницы.
Хотя определенные методы общения могут приходить и уходить , эти три вопроса всегда актуальны.
Хотите более эффективно и продуктивно общаться в команде? Начните с ответа на 3 Ws.

Когда мы будем общаться?
Первое, о чем нужно договориться, - это частота общения внутри команды.
Не думайте, что это разрешится само собой. У разных членов команды могут быть разные ожидания относительно частоты общения . Если есть несоответствие между ожиданиями членов команды, может возникнуть разочарование. Некоторые члены команды будут чувствовать себя подавленными из-за того, что часто общаются, в то время как другие могут чувствовать себя проигнорированными.
Чтобы гарантировать, что у всех есть общие ожидания в отношении общения, в самом начале проекта необходимо согласовать следующее:
  • Часы . В какие часы ожидается ответ от членов команды? Когда можно прекратить проверку приложения для общения в команде ? Этот вопрос особенно важен для удаленных команд, работающих в разных часовых поясах.
  • Дней . Ожидается, что команда будет общаться по выходным? Если да, то является ли это общим правилом или исключением, которое должно происходить только в исключительных обстоятельствах? Все должны с этим согласиться. Если одни члены команды ожидают общения по выходным, а другие - нет, производительность и моральный дух могут серьезно пострадать.
  • Ситуации . Слишком частое общение может раздражать и может привести к тому, что сотрудники мысленно отстранятся и перестанут обращать внимание на командное общение. Чтобы этого избежать, договоритесь о ситуациях, о которых уместно общаться. Постарайтесь найти комфортный для всех уровень общения, чтобы вся команда чувствовала, что к их потребностям прислушиваются.
Хотя важно установить вышеуказанные концепции в начале проекта, это не означает, что они должны быть твердыми и негибкими или неизменными для остальной части проекта.
Вместо этого используйте рекомендации, которые вы придумываете, в качестве основы, но размышляйте о том, как идут дела по мере продвижения проекта. Реальная жизнь редко соответствует нашим прогнозам и ожиданиям, и неизбежно, что некоторые вещи не будут работать так, как задумано, и необходимо будет внести изменения.
Регулярно и проактивно проверяйте всю команду, чтобы убедиться, что все довольны тем, как идут дела. В случае удаленной команды вы можете использовать офисную телефонную систему для связи. Однако следующие вопросы могут быть полезны, когда вы хотите оценить, насколько хорошо работает ваш план коммуникации:
  • Что хорошо работает в нашем текущем общении? Задавая этот вопрос, вы получите реальную обратную связь о том, что нравится членам команды. Если спросить об этом в первую очередь, это поможет оформить обсуждение в позитивном и конструктивном контексте. Сосредоточиться на том, что не работает, легко, поэтому не забудьте сосредоточить внимание людей как на хорошем, так и на плохом.
  • Что бы вы изменили в нашем текущем общении? Иногда у членов команды могут быть проблемы или проблемы, связанные с общением, но они слишком стесняются или неуверенно о них рассказывают. Проявляя инициативу и задавая вопрос, вы даете людям разрешение и пространство для поиска областей для улучшения.
  • Можете ли вы описать конкретную ситуацию, в которой вы были довольны или разочарованы нашим процессом общения? Трудно представить себе, о чем говорят члены команды, без конкретных примеров для работы. Вместо того, чтобы искать общую обратную связь, попробуйте найти конкретные примеры, иллюстрирующие высказанные мысли.
Установление основных правил относительно частоты контактов со смещением эффективно решает двойную проблему: слишком много и слишком мало общения. Достижение баланса важно для получения максимальной отдачи от вашей команды. Поиск активных областей улучшения по мере продвижения проекта позволяет настроить и улучшить ваше общение с учетом реальных обстоятельств.

Где мы будем общаться?
В наши дни существует огромное множество методов, с помощью которых команды могут общаться. От устаревшей электронной почты до новейших приложений для обмена зашифрованными сообщениями - варианты безграничны.
Однако слишком большой выбор может быть плохим. Команды нуждаются в четком указании, какие методы коммуникации следует использовать и с какой целью.
Если вы не установите четких указаний в этой области, вы рискуете, что часть команды будет общаться одним методом, а другая - другим. Это может привести к перекрещиванию проводов, упущенной информации, общей путанице и неэффективности .
Итак, какие идеи помогут вам выбрать наиболее подходящие способы коммуникации для нужд вашей команды? В конце концов, универсального решения не существует. У разных ситуаций разные требования. Учтите следующее:
  • Пригодность . Различные средства коммуникации используются по-разному . Например, для быстрого и короткого внутреннего общения нет необходимости в видеозвонке. Обмен мгновенными сообщениями для бизнеса больше подходит. Однако для углубленных личных встреч, таких как сеансы наставничества, обмен мгновенными сообщениями был бы слишком неформальным и безличным. Телефонный звонок , видеозвонок или личная встреча подойдут лучше. Подумайте о различных типах общения, которые будет проводить ваша команда, и выберите наиболее подходящее решение для каждого из них.
  • Легкость . Изучение нового коммуникационного приложения не обходится без затрат. Существует потенциальная стоимость самого приложения, а также время и энергия, необходимые команде для его изучения. Поэтому хорошо делать вещи настолько простыми, насколько они должны быть. Время, сэкономленное за счет выбора простого в освоении приложения, - это время, которое можно посвятить важной работе. Не усложняйте свое общение.
  • Купить . Было доказано, что изменение управляется более эффективно, когда люди покупаются на него . Если вы меняете методы общения, постарайтесь заранее как можно больше проконсультироваться со своей командой. Если люди чувствуют, что они внесли свой вклад и к ним прислушиваются, они, скорее всего, окажут меньшее сопротивление при принятии нового инструмента коммуникации.
Важно не ошибиться, полагая, что правильный инструмент или технология решат более серьезные проблемы в командном общении. Выбранные вами средства коммуникации упростят задачу, но не подменяют позитивную и поддерживающую организационную культуру.
Кроме того, очень важно избегать поиска идеального решения, если его достаточно. Почти всегда будет другой инструмент с более яркими функциями или легион фанатов, которые будут в восторге от него. Однако переключение методов связи сопряжено с реальными затратами.
Причины, по которым не следует слишком часто менять способы связи в поисках идеального решения, включают следующее:
  • Финансы . Переключаясь между различными приложениями и инструментами для общения, вы в конечном итоге тратите деньги зря. Это может принимать форму подписок на приложения, которые не используются в полной мере, разовых затрат на покупку, которые не могут быть возмещены, и покупки методов обучения для уже не существующего программного обеспечения.
  • Время . Время - жизненно важный ресурс для управления организациями. Всякий раз, когда вы переключаете коммуникационное приложение, время тратится по-разному. Требуется время, чтобы изучить новое приложение, время, чтобы выполнить установку и другие технические аспекты переключения, и время, чтобы обсудить и подтвердить переключение между методами.
  • Знание . По мере того, как члены вашей организации используют определенные средства коммуникации, они повышают уровень своих знаний и опыта. Со временем люди приобретают уровень знакомства и компетентности с любым конкретным средством коммуникации. Каждый раз, когда вы выбираете новый инструмент для изучения, все накопленные организационные знания теряются.
Выбор правильных коммуникационных приложений для вашей команды может привести к повышению морального духа, повышению производительности и сохранению организационных знаний. Когда на карту поставлено так много, важно сделать мудрый выбор и убедиться, что все знают, какой инструмент им следует использовать в той или иной ситуации.

С кем общаться?
Нет ничего хуже, чем быть частью команды, но не знать точно, какую роль играют все остальные, какую власть они имеют в принятии решений и когда вам следует с ними общаться.
Непонимание того, с кем говорить в случае возникновения определенной ситуации, - один из самых быстрых способов вызвать замешательство и неэффективность. Если люди не понимают, как правильно общаться, они рискуют промолчать, когда что-то не так, или сообщить об этом не тому человеку, что приведет к бездействию.
Эта проблема усугубляется распространением в наши дни довольно подвижных удаленных команд, которые физически могут никогда не находиться в одном и том же месте. Учитывая эти проблемы, как вы можете помочь убедиться, что ваша команда знает, к кому обратиться в конкретной ситуации?
  • Организационные схемы . Может быть полезно иметь наглядную диаграмму, показывающую, кто чем занимается в вашей команде. Это не должно быть сложным и пугающим. Он может просто показать, кто за что отвечает, когда с ними следует связаться, а также когда и как с ними связаться. Он должен быть доступен где-нибудь, например во внутренней сети компании.
  • Культура . Одна из худших вещей для эффективности команды - это когда люди молчат. Создайте культуру, в которой люди будут чувствовать себя вправе высказываться и протягивать руку помощи. Если люди получают положительные отзывы, когда обращаются к ним, это побуждает их делать это снова, создавая со временем коммуникативную культуру.
  • Обучение . Ваша команда должна быть должным образом обучена всем аспектам своей работы , включая инструменты коммуникации, которые они будут использовать. Сделайте установление правильного отношения к людям основной частью командного обучения. Это станет его второй натурой для вашей команды, когда возникнет такая необходимость.
Помимо установления правильного способа общения, также важно определить некоторые вещи, которых следует избегать. Не делайте ошибки, полагая, что люди автоматически знают, чего не следует делать. У разных людей разные ожидания, и это особенно верно, когда команда состоит из людей из разных культур и разного происхождения.
Некоторые ключевые соображения в этой области включают:
  • Язык . Некоторым командам нравится неформальный язык, такой как ругань и сленг, а другим - нет. Четко сформулируйте, что запрещено, чтобы избежать каких-либо неприятностей в дальнейшем.
  • Темы . Разрешен нерабочий чат? Есть ли какие-либо деликатные темы для обсуждения, такие как политика или религия, которых вы хотите, чтобы люди избегали? Будьте предельно откровенны, чтобы люди не чувствовали себя оставленными в неведении относительно того, что приемлемо, а что нет.
Неспособность дать людям возможность поговорить с нужным человеком может подорвать производительность команды. Люди делают все возможное, когда они свободны обмениваться идеями и искать решения проблем. Сделайте так, чтобы им было легко сделать именно это.

Общение не должно быть сложным
Надеюсь, вы видите, что эффективное командное общение не должно быть сложным. Фактически, усложнение вещей более сложными, чем они должны быть, - это рецепт неудачи.
Будьте проще. Дайте четкие и краткие ответы на 3 W. Слушайте свою команду. Включите обратную связь по организационной коммуникации, чтобы со временем улучшить ситуацию.
В конечном итоге инструменты и приложения - отличные средства для улучшения взаимодействия в команде, но только при условии их правильного использования. Объединение вашей команды для ответов на эти вопросы гарантирует, что приложения ускорят, а не повредят вашей команде общение и производительность.
 
Верх