Как организовать конференц-связь и лучшие бесплатные услуги конференц-связи

  • Автор темы vasyaKonn
  • Дата начала

Выкуп купонов GainStorm в любых объемах

V

vasyaKonn

istock-912922002-jpg.2349

Одна из лучших вещей в сегодняшнем бизнесе - это то, что никогда не было так просто поддерживать связь со своими коллегами, командой и клиентами. Благодаря современным технологиям мы можем организовывать встречи на лету, проводить виртуальные встречи и обеспечивать бесперебойную работу практически из любой точки мира. Сегодня один из самых простых и популярных способов поддерживать связь со всеми сотрудниками вашего бизнеса - это конференц-связь. Они не только просты в настройке, но и позволяют взаимодействовать в режиме реального времени, так что потенциальные проблемы решаются быстро и все всегда находятся на одной странице.

Когда дело доходит до эффективности бизнеса, есть несколько инструментов, которые были бы столь же просты и эффективны, как конференц-связь.
Конечно, важно иметь возможность провести успешную конференц-связь. Сегодняшние ожидания сильно отличаются от ожиданий от конференц-связи десять лет назад. Участники не только хотят, чтобы звонок был продуктивным, но они также хотят убедиться, что есть четкая причина, по которой им действительно нужно участвовать в звонке. Не говоря уже о том, что качество видео и / или звука важнее, чем когда-либо.
Хотите проводить успешные конференц-звонки, которых люди действительно ждут? Независимо от того, встречаетесь ли вы со своим начальником, клиентами или виртуальной командой со всего мира, вот десять советов, которые помогут убедиться, что все идет гладко.

1. Будьте организованы
Нет ничего хуже конференц-связи, у которой нет четкой цели. Чтобы конференц-связь была эффективной, вам нужно потратить время на ее предварительную организацию. Это означает, что у вас должно быть все необходимое под рукой, включая повестку дня, заметки и четкий список дел. Чтобы действительно произвести впечатление, разошлите повестку дня телеконференции до ее начала, чтобы все были на одной странице и точно знали, чего ожидать. Организованность - это единственный способ не тратить зря время, в том числе свое.

2. Знай свое обслуживание
Всегда находите время, чтобы ознакомиться с используемой вами телефонной системой и / или услугой конференц-связи до того, как произойдет фактический звонок. У каждой службы есть свои уникальные особенности, поэтому знание того, как все работает, может гарантировать бесперебойную работу вызова. Понимание услуги, которую вы используете, также является лучшим способом помочь другим участникам сориентироваться в ней. Вместо того, чтобы просто отправлять их на страницу часто задаваемых вопросов службы, вы можете сами ответить на их вопросы.

3. Создайте взаимодействие
Лучшие конференц-звонки гарантируют, что у всех участников есть возможность принять участие. Если все, что вы делаете, это говорите, люди будут удивляться, почему вы просто не отправили голосовую заметку. Всегда выделяйте время для вопросов и отзывов во время разговора, чтобы каждый чувствовал, что у него есть шанс принять участие. Это позволит убедиться, что все обращают внимание и что все, что нужно было обсудить во время разговора, действительно было рассмотрено. В зависимости от типа услуги конференц-связи, которую вы используете (см. Наш список пяти лучших бесплатных услуг ниже), будут другие уникальные способы поощрения участия, включая создание опросов и наличие интерактивного раздела вопросов и ответов. Если вы все же планируете использовать одну из этих дополнительных услуг, заранее убедитесь, что вы и ваши участники знакомы с тем, как она работает.

4. Минимизируйте отвлекающие факторы
Хотя одним из преимуществ конференц-связи является возможность присоединиться из любого места, важно, чтобы вы старались свести к минимуму отвлекающие факторы для всех, особенно если вы являетесь организатором. По возможности избегайте звонков из общественных мест, где шумно или, если это видеозвонок, где много людей. Хотя иногда это неизбежно, такие отвлекающие факторы могут раздражать и потенциально даже мешать вам и вашим гостям обсуждать все, что нужно было обсудить во время разговора.

5. Будьте вовремя
Один из худших способов начать конференц-связь - опоздать. Даже пять минут позже запланированного времени могут вызвать раздражение у ваших посетителей и создать у них впечатление, что вы не цените их время. Если вы позвоните раньше, вы также дадите участникам почувствовать, что вы готовы. Кроме того, это помогает вашим гостям избежать неудобного сообщения «вы здесь первый», которое может заставить их усомниться в правильности информации для звонка.

6. Подготовьте наглядные пособия.
Не для всех конференц-звонков нужны наглядные пособия. Но для некоторых они действительно улучшают разговор. После того, как вы составили повестку дня для звонка, просмотрите свои заметки и определите, нужны ли вам наглядные пособия. Если это так, выделите время на подготовку визуального реквизита и обязательно сообщите своим гостям, что это будет звонок по видеоконференции. Если вы ожидаете, что ваши гости также поделятся видео, дайте им знать, чтобы они могли подготовиться. Нет ничего хуже для ваших гостей, чем приглашение присоединиться по видео, когда они ожидали только голосового звонка.

7. Следуйте плану игры.
Хотя вы можете потратить много времени на подготовку к звонку, это не гарантирует автоматически, что вы действительно будете следовать своей повестке дня. Помните о том, чего вы хотите достичь во время разговора, и сделайте все возможное, чтобы действовать максимально эффективно, отмечая каждый пункт. Если вы поощряете других участников к участию, ваша задача как ведущего - следить за тем, чтобы никто другой не монополизировал или просто не тратил время зря. Помните: все, в том числе и вы, заняты. Чем дольше длится ваш звонок и чем больше он не по теме, тем меньше люди будут помнить - и тем меньше они будут взволнованы по поводу следующего звонка.

8. Чем короче, тем лучше
Если сомневаетесь, всегда соглашайтесь на более короткие конференц-звонки. Хотя все будут жаловаться на тридцатиминутные конференц-звонки, которые занимают час, очень немногие будут раздражаться, когда на самом деле это всего двадцать минут. Во время разговора следите за часами, чтобы вы могли сделать все возможное, чтобы вывести участников вовремя - или раньше. Нет ничего, что сотрудники ценили бы больше, чем собрания, которые не отрывали бы время от их и без того загруженного графика.

9. Предоставьте примечания
Если вы знаете, что конференц-звонок будет долгим, или если есть несколько важных тем, которые нужно запомнить, важно предоставить гостям заметки после (или до) звонка. Эти примечания гарантируют, что все ваши самые важные вопросы, комментарии и идеи будут запомнены, и, если есть какие-либо действия, которые нужно предпринять вашим гостям, они будут специально напоминать о том, что им нужно делать и когда.

10. Запишите звонок
Обязательно записывайте свою конференц-связь, чтобы, если кто-то ее пропустит, у них была возможность посмотреть. Запись разговора также поможет вам узнать, что вы можете сделать лучше в следующий раз, например, сбавьте скорость во время разговора, улучшите наглядные пособия, которые вы используете, или сосредоточитесь на повестке дня. В дополнение к заметкам, совместное использование разговора целиком - это хороший способ для участников вернуться и просмотреть при необходимости.

5 бесплатных услуг конференц-связи, о которых должен знать каждый бизнес
Хотя существует множество отличных платных услуг конференц-связи, есть также множество бесплатных услуг, которые могут легко конкурировать. Вот список из пяти наших любимых сервисов конференц-связи и почему…
1. Google Hangouts
Нам нравится качество видео и звука в Google Hangouts , не говоря уже о том, насколько он знаком многим пользователям. Поскольку для присоединения вам нужна только учетная запись Google, использование Hangouts часто означает, что участникам звонка не нужно беспокоиться о настройке или входе в другую, незнакомую учетную запись. Hangouts также интегрируется с такими приложениями, как Google Docs, а это значит, что быстрый обмен информацией - это проще простого.
2. Уберконференция
Как и Google Hangouts, Uberconference позволяет обмениваться файлами с Google Диска во время разговора. Он также интегрирован с Dropbox и Evernote и позволяет легко делиться экраном. Одной из лучших особенностей Uberconference является наличие элементов управления звуком, которые помогают минимизировать окружающий шум, если вы оказались в загруженном офисе или популярном кафе.
3. Масштаб
Zoom - одна из самых популярных услуг в этом списке. Это отличный вариант бесплатной конференц-связи для предприятий, особенно если они в значительной степени полагаются на видеоконференции. Приложение легко загрузить и получить к нему доступ, позволяя быстро звонить всем в вашей команде.
4. Бесплатная конференция
Если у вас есть клиенты или члены команды, которые будут присоединяться к международному сообществу, то FreeConference - один из самых разумных вариантов, поскольку он бесплатный. Вы можете использовать FreeConference по телефону и через Интернет с доступом к удобным функциям совместного использования экрана и чата.
5. Samepage
Как комплексное универсальное программное обеспечение для совместной работы Samepage позволяет вам делать такие вещи, как общение с помощью массовых текстов, обмен файлами и даже опросы внутри вашей группы. Хотя Samepage предлагает бесплатный сервис, он также предлагает платные опции для дополнительных функций, таких как частные команды и расширенное хранилище.

Заключение
Оптимизируя стратегию конференц-связи и производительность, используя подходящую услугу конференц-связи для вашего бизнеса, совместная работа в команде может быть более эффективной, чем когда-либо. Независимо от того, ведете ли вы обычный или онлайн-бизнес , вы можете начать проводить более качественные конференц-звонки, которые тратят меньше времени и выполняют больше работы, следуя этим советам.
 
Верх